Geriye Doğru Planlama: Bitiş Tarihinden Başlayarak Takvim Kurmak

Bir işi planlarken çoğu insan bugünden başlar: önce şunu yaparım, sonra bunu, sonra ötekini. Bu sıralama doğal görünür ama önemli bir sorunu vardır. Bitiş tarihi sabitse, ileriye doğru yapılan plan genellikle o tarihe yetişmez ve eksik kalan kısım son güne sıkışır. Geriye doğru planlama, bu sorunu tersine çevirir: hedef tarihten başlanır ve her adım, bir öncekinin ne zaman bitmiş olması gerektiğine göre yerleştirilir.

Bu yazıda geriye doğru planlamanın nasıl yapıldığını, hangi işlerde zorunlu olduğunu ve uygularken nelere dikkat edilmesi gerektiğini ele alıyoruz.

Neden ileriye doğru plan yetmez?

İleriye doğru planlarken adımlar sıraya konur ama toplam sürenin hedefe sığıp sığmadığı kontrol edilmez. Her adım kendi içinde makul görünür; sorun ancak sona yaklaşıldığında ortaya çıkar.

Bir başka sorun, bekleme sürelerinin hesaba katılmamasıdır. Bazı adımlar yapıldıktan sonra bir süre geçmesi gerekir: bir başvurunun sonuçlanması, bir malzemenin gelmesi, bir işlemin etkisinin ortaya çıkması. Bu süreler ileriye doğru planda kolayca unutulur.

Yöntem: sondan başa yürümek

Geriye doğru planlama üç adımdan oluşur. Önce hedef tarih yazılır. Sonra o tarihte her şeyin hazır olması için son adımın ne zaman bitmiş olması gerektiği belirlenir. Ardından her adım, kendinden sonrakinin başlayabilmesi için gereken tarihe yerleştirilir.

Bu yürüyüş tamamlandığında ortaya bir başlangıç tarihi çıkar. Eğer bu tarih bugünden önceyse, plan mevcut haliyle yetişmiyor demektir; ya kapsam küçültülür ya da hedef tarih değiştirilir. Bu bilgiyi baştan öğrenmek, en büyük kazançtır.

Bekleme sürelerinin görünür olması

Geriye doğru planlamanın en güçlü yanı, bekleme gerektiren adımları öne çıkarmasıdır. Bir işin kendisi yarım saat sürebilir ama etkisinin ortaya çıkması bir hafta alabilir.

Bunun en tanıdık örneklerinden biri hazırlık takvimleridir. Özel gün öncesi bakım takviminde hangi işlemin kaç gün önce yapılması gerektiğinin belirtilmesi, tam olarak bu mantığa dayanır: bazı adımlar son güne bırakıldığında istenen sonucu vermez, hatta ters etki yapar.

Son güne yapılamayacaklar listesi

Geriye doğru plan kurulurken yararlı bir alt liste, son güne bırakılması mümkün olmayan işlerin listesidir. Bu işler genellikle üç grupta toplanır: başkasına bağlı olanlar, bekleme süresi olanlar ve deneme gerektirenler.

Deneme gerektiren işler en sık atlanandır. Bir kıyafetin denenmesi, bir cihazın kurulumunun sınanması ya da bir sunumun provası son güne bırakıldığında, çıkan sorunu düzeltecek zaman kalmaz.

Kritik hattı belirlemek

Her planda, gecikmesi durumunda bitiş tarihini doğrudan kaydıran bir adımlar zinciri vardır. Bu zincir kritik hattır ve takibin asıl konusu odur. Kritik hat dışındaki adımlarda küçük gecikmeler telafi edilebilir.

Bu ayrımı yapmak, dikkati doğru yere yöneltir. Pek çok kişi kolay ve görünür işlerin takibiyle uğraşırken, bitiş tarihini belirleyen tek zinciri gözden kaçırır.

Tamponu doğru yere koymak

Geriye doğru planlarda tampon, her adıma dağıtılmaz. Adım başına eklenen paylar, o payların tamamının kullanılmasıyla sonuçlanır. Daha etkili yöntem, tamponu bitişten hemen önce tek blok halinde bırakmaktır.

Bu blok, birikmiş küçük gecikmeleri karşılar ve kullanılmadığında da kayıp olmaz. Tamponun planlı ve görünür olması, "nasılsa yetişir" varsayımına göre çok daha güvenilirdir.

Kontrol noktaları koymak

Uzun bir geri planda, bitişe kadar hiç kontrol yapılmazsa sapma geç fark edilir. Bu nedenle plan üzerinde birkaç ara kontrol noktası belirlenir: bu tarihte şu adım bitmiş olmalı.

Bu noktalar, plana uyulup uyulmadığını erken gösterir. Ara kontrolde iki gün gerideyseniz, bunu telafi etmek mümkündür; bitişten iki gün önce fark ettiğinizde ise değildir.

Kapsamı küçültme kararı

Geriye doğru plan bazen açık bir sonuç verir: bu iş bu tarihe yetişmez. Bu, planlamanın başarısızlığı değil en yararlı çıktısıdır. Erken alınan kapsam küçültme kararı, son gün yaşanan çöküşten çok daha az maliyetlidir.

Kapsam küçültülürken hangi parçanın çıkarılacağı da önceden belirlenmelidir. Baştan belirlenmiş bir "gerekirse bundan vazgeçerim" listesi, kriz anında verilen aceleci kararların yerini alır.

Küçük işlerde de uygulanabilir

Bu yöntem yalnızca büyük organizasyonlara ait değildir. Bir akşam yemeği, bir yolculuk, bir başvuru ya da bir sunum hazırlığı için de aynı mantık işler ve genellikle beş dakika sürer.

Tek yapılması gereken şudur: hedef saati yaz, sondan başa doğru adımları yerleştir ve ortaya çıkan başlangıç saatine bak. Bu kısa alıştırma, çoğu zaman sanılandan çok daha erken başlamak gerektiğini gösterir; ve tam da bu bilgi, işlerin son dakikaya sıkışmasını önler.